Cung Cấp Giấy In Khogiasi.io.vn
Giấy in là mặt hàng tiêu hao theo tháng, không phải mua một lần rồi thôi. Văn phòng 20 người, mỗi tháng in hợp đồng, báo giá, phiếu thu, biên bản họp, tài liệu nội bộ có thể ngốn vài thùng A4. Cơ quan hành chính in lưu trữ hồ sơ theo quy định còn tốn hơn. Trường học in đề thi, giáo án, biểu mẫu điểm. Chính vì tiêu hao đều đặn nên sai một lần chọn khổ giấy hoặc sai định lượng, cái giá phải trả không chỉ là tiền giấy mà còn là thời gian xử lý kẹt máy, hư đầu in, hỏng lô giấy trong kho ẩm.
Khi tìm nguồn cung cấp giấy in số lượng lớn, cần xác định rõ ba nhóm việc dùng giấy khác nhau trước khi đặt hàng: in ấn hành chính thường xuyên, in tài liệu nội bộ khối lượng lớn, và in tài liệu cần lưu trữ lâu dài. Mỗi nhóm có yêu cầu về định lượng, khổ và cách đóng gói riêng. Trộn lẫn ba nhóm này vào một đơn hàng là cách nhanh nhất để vừa tốn tiền vừa thiếu giấy đúng loại khi cần.
Phân loại giấy in theo mục đích sử dụng thực tế
In hành chính và hợp đồng. Tài liệu trình ký, hợp đồng, quyết định, công văn đi thường yêu cầu giấy trắng sáng, dày vừa phải để không nhìn thấy chữ mặt sau khi ký hai mặt. Nhóm này thường dùng A4 định lượng 80gsm. Giấy quá mỏng (70gsm) khi in hai mặt dễ lộ chữ, khi đóng tập nhìn không chuyên nghiệp.
In nội bộ khối lượng lớn. Báo cáo nháp, tài liệu họp, biểu mẫu nội bộ, in một mặt để phát tại cuộc họp. Nhóm này ưu tiên chi phí trên mỗi trang in. A4 70gsm đáp ứng đủ nếu máy in không yêu cầu giấy dày hơn. Đừng dùng giấy 80gsm cho việc in nháp hàng ngày vì đội chi phí không cần thiết.
In lưu trữ dài hạn. Hồ sơ nhân sự, hồ sơ kế toán, tài liệu pháp lý cần lưu nhiều năm. Giấy cần độ trắng ổn định, ít ố vàng theo thời gian, độ pH trung tính. Không phải loại giấy in văn phòng phổ thông nào cũng đáp ứng. Với nhóm này nên hỏi rõ nhà cung cấp về xuất xứ bột giấy và tiêu chuẩn lưu trữ.
Khổ giấy cần nắm. A4 (210 x 297mm) dùng cho gần như toàn bộ tài liệu hành chính. A3 (297 x 420mm) dùng cho bản vẽ, bảng biểu lớn, in gấp. A5 (148 x 210mm) dùng cho phiếu thu, hóa đơn nhỏ, sổ tay. Giấy cuộn dùng cho máy in kim hoặc máy in hóa đơn chuyên dụng.
Quy cách đóng gói. Một ram tiêu chuẩn A4 thường 500 tờ. Một thùng thường 5 ram. Một số nhà cung cấp đóng theo lốc 100 tờ cho văn phòng nhỏ hoặc theo thùng 10 ram cho đơn sỉ. Khi báo giá cần xác định rõ đơn giá tính theo ram hay theo thùng để tránh nhầm lẫn.
Chọn giấy in theo loại máy đang dùng
Đây là phần nhiều người mua bỏ qua và trả giá bằng việc gọi thợ sửa máy.
Máy in laser. Yêu cầu giấy có độ ẩm thấp, không cong vênh, định lượng từ 70gsm trở lên. Giấy để trong kho ẩm, mở ram rồi để qua đêm là nguyên nhân kẹt giấy phổ biến nhất. Trước khi nạp giấy vào khay, nên kiểm tra bằng tay: giấy ẩm sẽ mềm và hơi dính mép.
Máy in phun. Chấp nhận giấy mỏng hơn nhưng nhạy với độ thấm. Giấy quá trơn hoặc tráng phủ không đúng loại sẽ làm mực loang. Không dùng giấy in laser cho máy in phun nếu muốn bản in sắc nét.
Máy photocopy. Chạy khối lượng lớn, cần giấy đồng đều về độ dày và độ ẩm giữa các ram trong cùng thùng. Đổi nhà cung cấp giữa chừng với lô giấy khác độ ẩm cũng có thể làm máy báo lỗi kéo giấy.
Máy in kim. Chỉ dùng giấy cuộn hoặc giấy liên tục, không dùng giấy rời A4.
Với văn phòng có nhiều loại máy khác nhau, cách làm thực tế là chọn một định lượng giấy dùng chung được cho phần lớn máy, thường là A4 70gsm hoặc 80gsm. Sau đó mua riêng một lượng nhỏ loại đặc thù cho máy in kim hoặc máy in hóa đơn.
Tiêu chuẩn đánh giá khi chọn nhà cung cấp giấy in
Không phải cứ giá rẻ là tối ưu. Với mặt hàng tiêu hao theo tháng, chi phí tổng bao gồm giá giấy, phí vận chuyển, thời gian chờ hàng và chi phí xử lý sự cố khi giấy không đúng chuẩn.
Ổn định nguồn hàng. Đặt một thùng thử thì dễ. Vấn đề là tháng sau, tháng sau nữa có cùng loại, cùng định lượng, cùng độ trắng hay không. Nhà cung cấp thay đổi loại giấy giữa các đơn mà không thông báo là rủi ro lớn cho văn phòng đang chạy máy in theo cấu hình cố định.
Đóng gói còn nguyên seal. Ram giấy bị bục khi vận chuyển, hoặc đã mở nắp từ kho người bán, dễ nhiễm ẩm. Kiểm tra seal khi nhận hàng.
Thời gian giao hàng theo khu vực. Nếu văn phòng ở trung tâm thành phố, cần nhà cung cấp giao trong ngày hoặc trong 24 giờ. Nếu ở khu công nghiệp hoặc vùng ven, cần xác định lịch giao cố định theo tuần để chủ động kế hoạch in. Với khogiasi.io.vn, bài toán đặt hàng định kỳ theo tháng hoặc quý sẽ hợp lý hơn mua lẻ từng thùng.
Chứng từ rõ ràng. Hóa đơn, phiếu giao hàng, số lô. Với cơ quan hành chính và doanh nghiệp, hồ sơ mua hàng phải khớp giữa đặt hàng, giao hàng và thanh toán. Nhà cung cấp không xuất được chứng từ đầy đủ sẽ gây rắc rối cho kế toán.
Chính sách đổi trả với hàng lỗi. Giấy ẩm, giấy lệch khổ, giấy có tạp chất nhìn thấy bằng mắt thường đều phải được đổi. Thỏa thuận trước khi đặt hàng sỉ.
Lên danh sách đặt hàng tối ưu chi phí
Bước đầu tiên là thống kê lượng giấy tiêu thụ thực tế của từng phòng ban trong 2-3 tháng gần nhất. Sau đó phân thành hai nhóm: nhóm dùng cố định hàng tháng và nhóm dùng đột xuất theo mùa (cuối quý, cuối năm, mùa báo cáo, mùa tuyển sinh).
Với nhóm cố định, đặt hàng theo chu kỳ tháng hoặc quý. Với nhóm đột xuất, giữ một lượng tồn kho đệm khoảng 20-30% nhu cầu trung bình tháng.
Một cách tiết kiệm đáng kể là dùng giấy 70gsm cho việc in nội bộ và giấy 80gsm cho việc in ra bên ngoài. Cách phân tầng này giảm chi phí mà không ảnh hưởng chất lượng tài liệu trình ký.
Về bảo quản, giấy phải để trên kệ, cách mặt đất ít nhất 10-15cm, tránh tường ngoài và tránh khu vực gần máy lạnh thổi trực tiếp. Mở ram nào dùng hết ram đó. Ram đã mở để qua vài tuần trong môi trường máy lạnh sẽ bị ẩm và bắt đầu gây kẹt máy.
Một lưu ý về mùa mưa ở miền Nam và miền Trung: độ ẩm không khí tăng cao có thể làm giấy trong kho mềm và cong mép dù chưa mở seal. Nếu kho không có điều hòa hoặc hút ẩm, nên giảm lượng tồn kho và đặt hàng dày hơn.
Kết hợp giấy in với các vật tư văn phòng cùng hệ
Giấy in không đứng một mình. Khi đặt hàng định kỳ, gộp chung đơn với các mặt hàng tiêu hao khác giúp giảm số lần giao nhận và tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Các mặt hàng thường dùng chung với giấy in: mực in (toner hoặc cartridge) theo đúng mã máy, bút dạ quang để đánh dấu tài liệu, giấy phân trang để tách phần trong tập hồ sơ dày, kẹp bướm để cố định tài liệu không muốn bấm ghim, bìa hồ sơ để lưu trữ sau khi in.
Với phòng kế toán và hành chính, nên đặt thêm phiếu thu, hóa đơn theo mẫu đang dùng để tránh tình trạng giấy in còn nhưng phiếu hết.
Với phòng nhân sự, hồ sơ tuyển dụng và hồ sơ nhân viên cần bìa hồ sơ và giấy phân trang để tách phần, không dùng ghim bấm xuyên tài liệu vì sẽ làm hỏng giấy theo thời gian.
Một nguồn cung cấp giấy in ổn định kèm các vật tư văn phòng liên quan giúp giảm đầu mối đặt hàng. Đây là hướng mà Cung cấp giấy in khogiasi.io.vn đang đáp ứng cho doanh nghiệp và cơ quan có nhu cầu mua định kỳ.
Những sai sót thường gặp khi mua giấy in số lượng lớn
Một số vấn đề lặp đi lặp lại ở các văn phòng:
- Mua theo giá rẻ nhất mà không kiểm tra định lượng thực tế. Giấy ghi 80gsm nhưng cảm giác mỏng hơn ram đang dùng có thể là hàng không đúng chuẩn.
- Đặt hàng sỉ một lần quá nhiều, kho không đủ điều kiện bảo quản, giấy hỏng dần trước khi dùng đến.
- Không kiểm tra seal và tình trạng ram khi nhận hàng, đến lúc phát hiện ẩm thì đã quá thời gian đổi trả.
- Trộn nhiều loại giấy khác định lượng vào cùng một khay máy in, gây lỗi kéo giấy.
- Không theo dõi mức tiêu thụ theo tháng nên không dự báo được thời điểm cần đặt hàng, dẫn đến đặt gấp với giá cao hơn.
Với văn phòng từ 10-50 người, chỉ cần một file theo dõi đơn giản ghi số ram xuất kho theo tuần là đủ để dự báo nhu cầu. Sau 2-3 tháng sẽ có con số trung bình khá chính xác để lên kế hoạch đặt hàng định kỳ.
Giấy in là mặt hàng không phức tạp về kỹ thuật nhưng lại nhạy với chi tiết: định lượng, độ ẩm, khổ, quy cách đóng gói và nguồn hàng ổn định. Chọn đúng loại cho từng mục đích sử dụng, kiểm tra kỹ khi nhận hàng và duy trì một nhà cung cấp ổn định là cách xử lý đủ tốt cho hầu hết nhu cầu văn phòng.
